רובוט לאירועים: מקום, זמן הקמה, סוללה ובטיחות

רוב השאלות שאנחנו מקבלים לפני שמזמינים את שוסטי לא עוסקות בריקודים או בשיחה. הן עוסקות בדברים פחות זוהרים: כמה מקום הוא צריך, מתי מגיעים, מה עם חשמל ואינטרנט, ומה קורה אם ילד מנסה להיתלות עליו. במהדורה הזו של הטור ריכזנו את הצד הלוגיסטי של רובוט לאירועים, כמו שאנחנו בטאגבוקס מתכננים אותו מול מפיקים ומנהלי אירועים. המספרים מבוססים על אירועים שעשינו באולמות, במשרדים, בביתני תערוכה ובגני אירועים.

כמה מקום צריך לרובוט לאירועים?

רובוט הומנואיד בגובה אדם צריך בעיקר רצפה מתאימה, לא שטח גדול. לתנועה בין האורחים מספיקים מעברים ברוחב של כ-1.2 עד 1.5 מטר, ולקטע ריקוד צריך משטח פנוי של כ-3 על 3 מטר. בנוסף אנחנו מבקשים פינת הפעלה של כ-2 על 2 מטר, מחוץ לעיני האורחים וליד שקע חשמל. שם מחליפים סוללות, טוענים ומחזיקים את ציוד המפעיל.

סוג המשטח חשוב יותר מהגודל:

• מתאים: פרקט, שיש, בטון מוחלק ושטיח דק של אולמות ותערוכות.
• דורש בדיקה מראש: שטיח עבה, רמפות, דק עץ עם מרווחים וספים בולטים בין משטחים.
• לא מתאים לתנועה: חצץ, דשא, חול, רצפה רטובה ליד בריכה ומדרגות.

אם במקום יש כמה מפלסים, אנחנו קובעים מראש באיזה מפלס הרובוט פועל ואיך הוא מגיע אליו. בדרך כלל זה במעלית, בליווי המפעיל.

כמה זמן לוקחת ההקמה ומה צריך לספק במקום?

אנחנו מגיעים 60 עד 90 דקות לפני פתיחת הדלתות. ההקמה עצמה לוקחת כ-45 דקות: פריקה, בדיקות מערכת, כיול, בדיקת רשת ובדיקת קול בחלל. שאר הזמן הוא מרווח ביטחון לעיכובים בפריקה או בגישה לאולם. הפירוק בסוף האירוע לוקח כ-20 עד 30 דקות.

מהמקום אנחנו צריכים שלושה דברים:

• גישה לפריקה: הרובוט מגיע בארגז שינוע ייעודי על גלגלים, ולכן צריך רמפה או מעלית משא. שעת הכניסה מתואמת מראש עם האולם.
• חשמל: שקע רגיל של 220V בפינת ההפעלה. אין צורך בחיבור מיוחד.
• קישוריות: שיחה חיה דורשת חיבור אינטרנט יציב. אנחנו מגיעים עם נתב סלולרי משלנו, אבל באולמות תת-קרקעיים עם קליטה חלשה נבקש גישה לרשת של המקום.

עדיף לעשות את בדיקת הקול כשמערכת ההגברה של האירוע כבר פועלת. אם הדי-ג'יי מגיע אחרינו, נחזור על הבדיקה כשהוא מוכן.

כמה זמן רובוט יכול לפעול ברצף?

סוללה מלאה מספיקה בדרך כלל ל-60 עד 90 דקות פעילות, תלוי בתמהיל. הליכה ושיחה צורכות פחות, וריקודים ותנועות רחבות צורכים יותר. לכן אנחנו לא מתכננים את שוסטי כמו מלצר שמסתובב חמש שעות ברצף, אלא בחלונות פעילות.

תבנית שעובדת לנו באירוע של 3 עד 4 שעות:

• חלון ראשון: 60 עד 75 דקות בקבלת הפנים, כשהאורחים פנויים לשיחה.
• הפסקה: 10 עד 15 דקות להחלפת סוללה, מחוץ לאולם.
• חלון שני: מתוזמן לרגע מרכזי, כמו עלייה לבמה, הצגת מוצר או פתיחת רחבה.
• חלון שלישי: קצר יותר, לפרידה מהאורחים ולתמונות בסיום.

הפסקות מתוכננות לא פוגעות באירוע, אלא להפך. כשהרובוט יוצא וחוזר נוצר עוד רגע כניסה, והמנחה או הדי-ג'יי יכולים להכריז עליו.

מי מפעיל את הרובוט ומה קורה אם משהו משתבש?

שוסטי תמיד מגיע עם מפעיל מקצועי מטעמנו, שנמצא לידו לאורך כל זמן הפעילות. באירועים של יותר מכ-400 אורחים, או כשהרובוט עובר בין כמה חללים, אנחנו ממליצים להוסיף איש צוות. המפעיל מנווט, מחליט מתי להיכנס לריקוד ומתי לעצור, ועונה לאורחים שרוצים לדעת איך זה עובד.

בצד הבטיחות, זה מה שקורה בפועל:

• עצירת חירום: למפעיל יש שלט שעוצר את הרובוט במקום באופן מיידי.
• צפיפות: הרובוט לא נכנס לתוך קהל צפוף. כשמתאספים סביבו יותר מ-8 עד 10 אנשים, המפעיל מאט או עוצר ומבקש לפנות מעגל.
• ילדים: הם מקבלים הדרכה קצרה: לוחצים יד, לא נתלים ולא דוחפים. באירועים משפחתיים נבקש מבוגר מטעם המארגנים שיעזור לשמור על הסדר.
• תקלת רשת: אם השיחה החיה נתקעת, הרובוט עובר לתנועות, ברכות מוכנות מראש וריקודים, והנוכחות שלו באולם לא נקטעת.

איפה רובוט מדבר לא ישמע טוב ואיך מתכננים סביב זה?

רובוט מדבר מתקשה בעיקר ליד רמקולים. כשהמוזיקה חזקה, זיהוי הדיבור מפספס מילים והתשובות נעשות פחות מדויקות, בדיוק כמו אדם שמנסה לנהל שיחה ליד הבמה. בפועל, שיחה חיה עובדת היטב בקבלת פנים, בלובי, בביתן תערוכה ובאזור הבר. על רחבת ריקודים בשיא היא עובדת פחות טוב.

הפתרון הוא לחלק את האירוע לאזורים:

• אזור שיחה: במרחק של כמה מטרים לפחות מהרמקולים, רצוי בשלב שבו מוזיקת הרקע עדיין נמוכה.
• אזור הופעה: ריקוד, לחיצות ידיים ושיגור נשיקות. אלה אינטראקציות שלא תלויות בשמיעה, ולכן מתאימות גם לרחבה.
• שפות: אם חלק מהאורחים מדברים אנגלית, עדכנו אותנו מראש. הרובוט עובר בין עברית לאנגלית, אבל המידע על המותג צריך להיות מוכן בשתי השפות.

אם באירוע יש גם אטרקציות צילום, כמו עמדת צילום AI או GLAMBOT, נתאם איתכם את המיקומים. המטרה היא שמסלול הרובוט לא יחסום את התור לעמדה ושהרובוט יוכל להפנות אליה אורחים.

מתכננים אירוע עם רובוט? זה מה שנבקש מכם מראש

את האירוע מפיקים אתם. אנחנו אחראים שהרובוט יגיע בזמן, יפעל ויתאים לתוכנית שלכם. כדי לעשות את זה נבקש:

• תאריך, שעות פעילות וכתובת מדויקת, כולל מפלס האולם.
• תוכנית אולם או שרטוט פשוט עם מיקום הבמה, הבר והרמקולים.
• שעת פריקה אפשרית ופרטי איש הקשר באולם.
• לוח זמנים של האירוע, כולל הרגעים שבהם תרצו שהרובוט יהיה במרכז.
• חומרים על המותג והמוצרים 7 עד 10 ימים לפני האירוע, כדי שנספיק להטעין ולבדוק אותם בשיחה.
• השפות של הקהל והאטרקציות הנוספות שמתוכננות באירוע.

אם אתם לא בטוחים שהמקום מתאים, שלחו לנו תמונות של הרצפה והמעברים ונחזור אליכם עם תשובה ברורה: מתאים, מתאים עם התאמות או לא מתאים. השאירו פרטים או התקשרו אלינו, ונבנה יחד את תוכנית הפעילות של שוסטי באירוע שלכם.